ในปัจจุบันเป็นยุคที่มีการติดต่อสื่อสารอย่างรวดเร็ว การสมัครงานก็เช่นกัน เพราะบริษัทส่วนใหญ่มักจะให้เราส่ง resume ผ่านทาง E-mail ไปก่อนหลังจากนั้นค่อยเรียกไปสัมภาษณ์ วันนี้เราจึงมี เทคนิคที่จะทำให้เพื่อนๆ เขียน E-mail เป็นภาษาอังกฤษ อย่างง่ายๆและผ่านการคัดเลือกไปทำงานแน่นอน
1. อย่าฆ่าตัวตายด้วยชื่ออีเมล์เด็กอมมือ
ชื่ออีเมล์ก็สำคัญไม่แพ้เนื้อหาข้างใน ควรใช้ชื่อที่เป็นกลาง เช่น ชื่อจริง – นามสกุลโดยไม่ต้องมีตัวเลข หรือตัวอักษรพิเศษ เพื่อแสดงถึงความเป็นมืออาชีพ คำหยาบคายหรือชื่อกุ๊กกิ๊ก ๆ สมัยมัธยมโยนทิ้งไปได้เลย
2. ชัดเจนกับชื่อเรื่อง (subject line)
ควรระบุช่วงเวลา คำถาม หรือ จุดประสงค์ของอีเมลอย่างสั้นและกระชับ เช่น “Meeting on March 12th ” หรือ “Job Application : …(Your name)…” เป็นต้น เพราะ ผู้รับจะไม่มีทางรู้เลยว่าอีเมลที่น้องส่งมาคืออะไร ถ้าปล่อยว่างเอาไว้ เขาอาจจะไม่เปิดอ่านเพราะคิดว่าเป็นไวรัสหรือสแปม ซึ่งมันจะทำให้เสียโอกาสไปเลย
3. ทักทายดีมีชัยไปกว่าครึ่ง
เริ่มต้นเนื้อหาข้างในโดยการทักทายก่อน ในกรณีที่ป็นคนสนิทสนมกัน ใช้ Hi / Hello ต่อด้วยชื่อหรือไม่ก็ได้ ไม่มีปัญหา แต่หากเป็นการเขียนแบบทางการจะเข้มงวดขึ้นมาหน่อย ในกรณีที่รู้จักชื่อผู้รับ Dear Mr.,Dear Mrs., Dear Miss.หรือ Dear Ms. ตามด้วยนามสกุล ถ้าไม่รู้จักชื่อใช้ Dear Sir. /Madam.
4. บอกจุดประสงค์แน่ชัด
ควรแนะนำตัวเองตั้งแต่ย่อหน้าแรกเพื่อให้ผู้รับทราบว่าเราเป็นใคร รวมถึงบอกจุดประสงค์ที่เขียนมา เจออีเมลนี้ได้อย่างไร ยกตัวอย่างเช่น”My name is Earl Rivers. I’m contacting you to apply for the administrative assistant position listed on CareerXYZ.com.” ( ผมชื่อเอิร์ล ไรเวอร์ สาเหตุที่ติดต่อมาเพื่อสมัครงานในตำแหน่งผู้ช่วยธุรการ)
5. เขียนข้อความตามจริง
ไม่ควรเขียนข้อความติดกันเป็นพืด ควรที่จะแยกออกเป็นย่อหน้าต่าง ๆตามหัวเรื่อง เพื่อให้ดูเป็นเหตุเป็นผลและอ่านได้ง่าย แต่อย่าลืมว่าห้ามมีมากกว่า 5 ย่อหน้า และแต่ละย่อหน้าไม่ควรเกิน 5 บรรทัด ใส่เครื่องหมาย ; ระหว่างย่อหน้าด้วย รวมถึงหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการ
6. มีหมายเหตุด้วยก็ดีนะ
ก่อนที่จะจบบทสนทนาในอีเมล จะดูสุภาพมากถ้ากล่าวขอบคุณผู้รับ อาจจะพิมพ์ว่า “Thank you for your patience and cooperation” หรือ “Thank you for your consideration” แล้วตามด้วย “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” และ “I look forward to hearing from you”
7. เริ่มต้นดีปิดท้ายก็ต้องดี
ก่อนที่จะลงชื่อตัวเองเป็นการปิดท้าย ตามมารยาทที่ดีควรจะมีคำลงท้ายแสดงถึงความเคารพอย่าง“Best regards”, “Sincerely” และ “Thank you” พยายามหลีกเลี่ยงคำว่า “Best wishes” “Cheers” “With love” “Bye” “Ta Ta” (หมายถึง Bye Bye คนอังกฤษใช้) ยกเว้นผู้รับจะเป็นคนที่สนิทสนมด้วย
8. ตรวจสอบให้รอบคอบ
เป็นขั้นตอนที่ไม่ควรละเลยมากที่สุด ก่อนที่จะกด send น้อง ๆ ควรอ่านทวนข้อความทั้งหมดอีกหนึ่งรอบเพื่อดูว่าพลาดส่วนสำคัญตรงไหนไปบ้าง ตรวจเช็คตัวสะกด หลักไวยากรณ์ โดยให้ผู้อื่นดู ทั้งเพื่อนที่มีความเชี่ยวชาญ อาจารย์ หรือตรวจเช็คผ่านโปรแกรมต่าง ๆ จะได้ไม่ผิดพลาดและดูมีความเป็นมืออาชีพมากที่สุด จำไว้นะว่าจุดเล็กจุดน้อยที่พลาดก็อาจทำให้คะแนนติดลบได้
Source: manager
เรื่องอื่นๆ
53 คำถามสัมภาษณ์งานในภาษาอังกฤษที่มักจะถูกถามบ่อยๆ!!
9 พฤติกรรมที่คนส่วนใหญ่คิดว่าเป็นประโยชน์ แต่จริงๆ แล้วไม่เลยสักนิด!!
