ปัจจุบัน เทคโนโลยีทำให้คนเราสามารถติดต่อกันได้ง่ายดายขึ้น ไม่ว่าคุณจะอยู่ส่วนไหนของโลกก็ตาม อย่างเช่น การส่งอีเมลเพื่อสมัครงาน หรือบางครั้ง เพื่อติดต่อกับเพื่อนเก่า
แต่บางครั้ง อีเมลก็กลายเป็นเครื่องมือยุ่งยากเมื่อคุณต้องติดต่อกับคนจำนวนมาก นั่นทำให้หลายคนหันมาใช้ Google Groups ซึ่งเป็นเครื่องมือหนึ่งที่คุณสามารถใช้เพื่อตอบสนองความต้องการที่จะติดต่อคนจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว
Google Groups คืออะไร
Google Groups คือช่องทางที่คุณสามารถใช้งานได้หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นการส่งอีเมลกับเพื่อร่วมงาน หรือกลุ่มที่ติดต่อด้านธุรกิจ ซึ่งในช่องทางนี้ คุณจะสามารถนัดการประชุม รวมถึงวางแผนในวาระโครงการต่างๆ ได้
ในกลุ่มนี้ มีฟังก์ชั่นการใช้งานที่คุณสามารถปรับแต่งได้พอสมควร ซึ่งคุณจะปรับให้ใช้งานได้ง่าย หรือเพิ่มความซับซ้อนก็ได้ ตามแต่ใจที่จะต้องการ ซึ่งวันนี้ เราจะพาคุณมารู้จักกับวิธีที่ว่านี้กัน
วิธีสร้าง Google Group:
1. ลงชื่อเข้าใช้ Google Groups
2. คลิก “สร้างกลุ่ม” (อยู่ใกล้กับมุมบนซ้ายของหน้าจอ)
3. กรอกข้อมูลที่จำเป็นเช่นชื่อกลุ่ม ที่อยู่อีเมล และภาษาหลัก คุณจะต้องเป็นคนกำหนดว่าต้องการกลุ่มแบบไหน ประเภทใด หมวดหมู่คือ:
– รายการอีเมล: สิ่งนี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถโพสต์ไปยังกลุ่มผ่านทางอีเมลรวมถึงเปิดกลุ่มและโพสต์ลงในกลุ่มได้โดยตรง
– เว็บฟอรัม: สิ่งนี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถรับการปรับปรุงทางอีเมล แต่พวกเขาต้องโพสต์ในกลุ่มโดยตรง นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือกลั่นกรองขั้นสูงขึ้น
– ฟอรัมถาม & ตอบ: สิ่งนี้จะอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถถามคำถามในกลุ่มซึ่งผู้อื่นจะสามารถตอบได้ คำถามสามารถอัปโหลดและทำเครื่องหมายว่าแก้ไขแล้วเมื่อตอบแล้วได้
– กล่องจดหมายที่ทำงานร่วมกัน: ในส่วนนี้คุณสามารถมอบหมายงานให้ใครสักคนในกลุ่ม ซึ่งจมีเพียงพวกเขาเท่านั้นที่จะแก้ไขเนื้อหาในส่วนนี้ได้
4. คลิก “สร้าง” (ปุ่มสีแดงอยู่ด้านบนของหน้าจอ)
เมื่อคุณสร้างกลุ่มแล้ว ขั้นต่อไปที่คุณจะต้องทำก็คือ คุณจะต้องเพิ่มคนในกลุ่ม นี่คือวิธีการทำ
1. คลิก “กลุ่มของฉัน” ในแถบด้านข้างภาพด้านบน
2. ในรายการที่ปรากฏขึ้น ให้ค้นหากลุ่มที่คุณต้องการเพิ่มสมาชิกแล้วคลิก “จัดการสมาชิก”
3. จะมีหน้าต่างเปิดขึ้นเพื่อแสดงบุคคลทั้งหมดที่อยู่ในกลุ่มและบทบาทของพวกเขา ในแถบด้านข้างใต้ “สมาชิก” คลิก “เชิญสมาชิก”
4. ป้อนที่อยู่อีเมลทั้งหมดที่คุณต้องการเชิญคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค
หากคุณมีรายชื่ออีเมลอยู่แล้วเลือก “กลุ่มของฉัน” จากนั้นเลือกรายการที่เหมาะสม จากนั้นคลิกที่ “จัดการกลุ่ม” ตามด้วย “ข้อมูล” จากนั้น “ขั้นสูง”
จากนั้นคลิกลูกศรลงถัดจาก “เลือกประเภทกลุ่ม” และเลือก “รายการอีเมล” จากหน้าจอสุดท้ายนั้นคุณสามารถเลือก “เว็บฟอรัม” “Q และ A ฟอรัม” หรือ “กล่องจดหมายทำงานร่วมกัน”
สุดท้ายคลิก “รีเซ็ตกลุ่มนี้” จากนั้นในป๊อปอัปคลิก “รีเซ็ตกลุ่มนี้”
หลังจากตั้งค่ากลุ่มแล้วคุณสามารถย้อนกลับและเปลี่ยนชื่อคำอธิบายและคุณสมบัติที่รวมอยู่ในอีเมลกลุ่มเช่นคำนำหน้าชื่อเรื่อง (เพื่อแยกแยะอีเมลกลุ่มภายในกล่องจดหมายของคุณ) ส่วนท้ายและตอบกลับอัตโนมัติ
วิธีส่งอีเมลถึง Google Group:
การสร้างกลุ่มเป็นเรื่องดีและควรทำ แต่จุดประสงค์ของการสร้างกลุ่มเหล่านี้คือการนี่คือแชร์ข้อมูลที่รวดเร็วและจำนวนมาก นี่คือ วิธีการโพสต์ในกลุ่มซึ่งจะส่งอีเมลไปยังทุกคนที่มีการตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อรับการแจ้งเตือน
1. เปิด Google Group ของคุณ
2. คลิกปุ่ม “หัวข้อใหม่” สีแดงที่ด้านบนของหน้า
3. เขียนหัวเรื่องและข้อความของคุณ คุณสามารถระบุได้ว่าโพสต์นี้มีวัตถุประสงค์เพื่อเริ่มการสนทนาหรือเป็นเพียงการประกาศ
4. เมื่อคุณเขียนเสร็จให้คลิกปุ่ม “โพสต์” สีแดงที่ด้านบนของหน้า
ทุกคนที่สมัครรับข้อมูลจะได้รับอีเมลพร้อมโพสต์ของคุณ
ด้วยเคล็ดลับง่ายๆ เหล่านี้ จะทำให้การส่งงาน หรือการติดต่อกับคนกลุ่มใหญ่ของคุณเป็นไปได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าวัยทำงานหรือวัยเรียนก็สามารถนำไปใช้ได้ หวังว่าจะมีประโยชน์กับทุกคนนะ :)
ที่มา: businessinsider
