สรุปการเขียน “จดหมาย-อีเมลภาษาอังกฤษ” แบบเข้าใจง่าย!! เหมาะสำหรับนักเขียนมือใหม่

การเขียนอีเมลหรือจดหมายติดต่อในภาษาอังกฤษจะไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป หากได้อ่านเนื้อหาดีๆ ที่ทาง ScholarShip.in.th ได้สรุปอย่างละเอียดมาให้แล้ว :D

หัวข้อที่น่าสนใจนั้นมีทั้งการเขียนคำขึ้นต้นและการลงท้ายแบบเป็นทางการ, กึ่งทางการ และไม่เป็นทางการ เคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ ที่ควรรู้ หรือวลีที่ใช้บ่อยในการติดต่อในเรื่องต่างๆ เป็นต้น

เชิญอ่านความรู้ที่น่าสนใจ และสามารถนำไปใช้ได้ทั้งในสถานการณ์จริงและในข้อสอบกันได้เลย 😏

การเขียนคำขึ้นต้นจดหมาย/อีเมลอย่างเป็นทางการ

– “To Whom It May Concern:” = ใช้เมื่อไม่ทราบชื่อผู้รับจดหมาย

– “Dear Sir/Madam,” = ใช้เมื่อเขียนถึงตำแหน่งโดยไม่ต้องมีชื่อผู้รับ

– “Dear Mr Smith,” = ใช้เมื่อรู้จักชื่อและเพศของผู้รับว่าเป็นผู้ชาย

– “Dear Ms Smith,” = ใช้เมื่อรู้จักชื่อและเพศของผู้รับว่าเป็นผู้หญิง (และควรระวังไม่ควรใช้ Mrs. แบบเก่า)

– “Dear Dr Smith,” = ใช้เมื่อผู้รับมีตำแหน่งเป็นแพทย์ หรือดุษฎีบัณฑิต

– “Dear Prof Smith,” = ใช้เมื่อผู้รับมีตำแหน่งเป็นศาสตราจารย์

– “Dear Xu Li,” = พิมพ์ชื่อเต็มเมื่อไม่แน่ใจเพศของผู้รับ

การเขียนคำขึ้นต้นจดหมาย/อีเมลกึ่งเป็นทางการ เช่น จดหมายธุรกิจ

– “Dear colleagues,” = ใช้เมื่อเขียนถึงกลุ่มคนกลุ่มหนึ่ง

– “Dear Mary,” = ใช้เมื่อเขียนถึงผู้หญิงที่ระบุชื่อ

– “Dear John,” = ใช้เมื่อเขียนถึงผู้ชายที่ระบุชื่อ

การเขียนคำขึ้นต้นจดหมาย/อีเมลอย่างไม่เป็นทางการ เช่น จดหมายส่วนตัว

– “Hello guys,” = เมื่อเขียนถึงกลุ่มคนที่รู้จักเป็นอย่างดี

– “Hi,” = เมื่อเขียนถึงคนที่รู้จักเป็นอย่างดี

เคล็ดลับควรรู้ก่อนเขียนคำขึ้นต้นจดหมาย

– ควรมีเครื่องหมายจุลภาค (,) หลังคำขึ้นต้นจดหมายทั่วไป และควรมีเครื่องหมายทวิภาค (:) เฉพาะหลัง “To Whom It May Concern:” เสมอ

– ไม่จำเป็นต้องมีจุด full stop (.) ด้านหลังของ “Mr”, “Ms” และ “Dr”

วลีที่ใช้บ่อยในการเขียนจดหมาย/อีเมล

♦ เมื่อต้องเขียนติดต่อเป็นครั้งแรก

I am/We are writing to…

– inform you that …

– confirm …

– enquire about …

– complain about …

ตัวอย่างเช่น

– I am contacting you for the following reason.

– I recently heard about … and would like to …

♦ เมื่อต้องการอ้างอิงถึงการติดต่อก่อนหน้านี้

I am/We are writing regarding…

– your inquiry about …

– our phone conversation …

ตัวอย่างเช่น

– In reply to your request …

♦ เมื่อต้องการบอกความต้องการ

– We would appreciate it if you would …

– I would be grateful if you could …

– Could you please send me …

– Could you possibly tell us …

– It would be helpful if you could send us …

♦ เมื่อต้องการบอกข่าวดี

– We are pleased to announce that …

– I am delighted to inform you that …

♦ เมื่อต้องการบอกข่าวร้าย

– We regret to inform you that …

– I’m afraid it would not be possible to …

– Unfortunately we are unable to …

– After careful consideration we have decided …

วลีที่ใช้บ่อยเมื่อต้องเขียนลงท้ายจดหมาย/อีเมล

♦ เมื่อต้องแจ้งให้ทราบว่ามีสิ่งที่แนบมาด้วย

– Please find enclosed (สำหรับจดหมาย)

– Please find attached (สำหรับอีเมล)

♦ เมื่อต้องการเสนอความช่วยเหลือในอนาคต

– If you require more information, please let us know.

– Please do not hesitate to contact us if you need any further assistance.

♦ เมื่อต้องการอ้างอิงถึงการติดต่อในอนาคต

– I am looking forward to hearing from you soon.

– We are looking forward to meeting you on 21 January/in Tromsø.

– We would appreciate your reply at your earliest convenience.

การเขียนคำปิดท้ายจดหมาย/อีเมลอย่างเป็นทางการ

คำปิดท้ายที่ใช้เมื่อเขียนคำขึ้นต้นด้วย Dear Sir/Madam หรือ To Whom It May Concern

– Your sincerely,

– Sincerely yours,

– Respectfully,

คำปิดท้ายที่ใช้เมื่อเขียนคำขึ้นต้นด้วย Dear + ชื่อผู้รับ

– Sincerely,

การเขียนคำปิดท้ายจดหมาย/อีเมลแบบกึ่งเป็นทางการ

– Kind regards,

– Warm regards,

– Regards,

– Best wishes,

การเขียนคำปิดท้ายจดหมาย/อีเมลแบบไม่เป็นทางการ

– Best,

– Hugs,

– Cheers,

ที่มา: English Language Help Desk