5 เคล็ดลับเขียนอีเมลตอบรับภาษาอังกฤษ ในสถานการณ์ ‘เมื่อไม่ได้อยู่ที่สำนักงาน’

เพราะทุกเหตุการณ์สามารถเกิดขึ้นได้เมื่อต้องเป็นพนักงานออฟฟิศ การส่งอีเมลเป็นภาษาอังกฤษสำหรับการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่ได้อยู่ที่สำนักงานจึงเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อแจ้งให้คนอื่นทราบว่าคุณยังไม่พร้อมที่จะตอบกลับอีเมลในขณะนี้

ซึ่งโดยส่วนใหญ่อีเมลในลักษณะนี้จะใช้ในช่วงวันหยุดยาว โดยเฉพาะเมื่อต้องทำงานติดต่อกับบริษัทระหว่างประเทศ อีเมลลักษณะนี้ยิ่งสำคัญ เพราะบางประเทศอาจไม่รู้ว่าวันหยุดนักขัตฤกษ์ในประเทศไทยคือวันไหนบ้าง

บทความนี้เราจะสอนเคล็ดลับและวลีที่เป็นประโยชน์ในภาษาอังกฤษที่คุณจำเป็นต้องใช้ในการสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติในโอกาสที่ไม่ได้อยู่ที่ออฟฟิศ พร้อมตัวอย่างมากมาย ดังนี้

 

 

#1 เลือกโทนเสียงของข้อความให้ดี

โทนเสียงของข้อความตอบกลับอัตโนมัติอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าผู้รับอีเมลคือใคร หากต้องการโทนที่เป็นทางการ ให้หลีกเลี่ยงการใช้ตัวย่ออย่าง I’m หรือ I’ll รวมถึงภาษาที่ไม่เป็นทางการอื่นๆ นอกจากนี้ยังควรเริ่มต้นข้อความด้วยการแสดงความขอบคุณ เช่น

– ‘Thank you for your message.’

หรือหากผู้รับนั้นไม่จำเป็นต้องเป็นทางการมาก อาจเลือกอีเมลแบบที่อ่านแล้วสนุก และเป็นกันเองมากขึ้น เช่น

– ‘Oops, too late! I’m off on holiday right now until the 16th, probably sipping on a margarita while you read this. I’ll reply when I’m back, but if it’s super urgent, contact abc@def.com.’

แต่เห็นได้ชัดว่าหากข้อความข้างต้นต้องส่งถึงเจ้านายหรือลูกค้าของคุณคงไม่ใช่สิ่งที่ถูกต้องนัก หากคุณไม่แน่ใจว่าใครจะได้รับข้อความของคุณบ้าง เราขอแนะนำให้เลือกใช้รูปแบบที่เป็นทางการมากขึ้นดีกว่า

 

 

#2 เขียนให้ตรงประเด็น

ควรเขียนข้อความให้เข้าประเด็น ตรง สั้น กระชับ และได้ใจความ เพื่อผู้อ่านจะได้เข้าใจอย่างรวดเร็วว่าคุณไม่ว่างและควรติดต่อใครแทน อาจเริ่มต้นจากการทักทายสั้นๆ จากนั้นก็เข้าประเด็นเนื้อหาทันที ดังตัวอย่างนี้

– ‘Hi, I’m out of the office. Thank you for getting in touch. We’ll get back to you within 8 business hours.’

– ‘Hello, this is Michael Smith from ABA English. Sorry I missed you. If you have a question about our products, please contact sales@company.com. I will follow up once at home. Kind regards.’

 

 

#3 ระบุเวลาว่างและวันกลับเข้าทำงานอย่างชัดเจน

แน่นอนว่าผู้อ่านต้องการทราบความพร้อมในการทำงานของคุณ และวันที่คุณจะกลับเข้าทำงาน ซึ่งสามารถใช้วลีตามตัวอย่างด้านล่างนี้ได้

‘I’m out of the office until Monday, 14 August. Thanks for your email.’

‘I’ll be out of the office from 2 to 7 May.’

หรือหากคุณต้องการชี้แจงว่ามีความเป็นไปได้ที่คุณจะเห็นอีเมลก่อนวันที่จะกลับเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ แต่ถึงอย่างนั้นก็ไม่สามารถรับประกันได้ ในกรณีนี้สามารถเขียนอีเมลได้ดังนี้

‘Hi there. I’m out of the office until Monday, 14 August, with limited access to email.’

และหากต้องการโทนการเขียนแบบสบายๆ นี่คือตัวอย่างที่คุณต้องการ

‘Hey there! I’m on holiday right now. I’ll try to reply to your message ASAP. Talk to you later!’

 

 

#4 อย่าลืมกล่าวถึงผู้ติดต่อสำรอง

เพราะหากข้อความของพวกเขาเป็นเรื่องด่วน หรือต้องการติดต่อคนอื่นแทนคุณ ก็สามารถแจ้งให้พวกเขาทราบได้ว่าต้องทำอย่างไร ตัวอย่างเช่น

‘If you require immediate assistance, please email colleague@colleague.com in my absence. Thanks.’

– ‘Should the matter be important, please contact Jim Ross (jross@fakecompany.com) in my absence. Kind regards.’

– ‘If you require immediate assistance, please email colleague@colleague.com in my absence. Thanks.’

 

#5 แถมวลีที่เป็นประโยชน์

วลีที่ควรใช้เพื่อบอกว่าคุณไม่อยู่ที่ออฟฟิศ

– ‘I will be out of the office.’

– ‘I am not in the office.’

– ‘I am (currently) out of the office.’

– ‘I will be away from X to Y.’

 

วลีที่ใช้เพื่อบอกข้อมูลผู้ติดต่อสำรอง

– ‘Should the matter be important…’

– ‘If you require immediate assistance…’

– ‘For urgent queries…’

– ‘If you have an immediate need…’

– ‘…please email X.’

– ‘…please contact X.’

– ‘…please write to/call X.’

 

 

ด้วยเคล็ดลับเหล่านี้ เชื่อว่าคุณจะสามารถเขียนข้อความตอบกลับอัตโนมัติครั้งถัดไปสำหรับวันหยุด หรือสำหรับเหตุผลอื่นๆ ได้อย่างราบรื่นขึ้น จำไว้ว่าการเลือกโทนเสียงข้อความเป็นสิ่งสำคัญๆ พอๆ กับเนื้อหาและการตั้งหัวข้ออีเมลเลยล่ะ

สุดท้ายคืออย่าลืมระบุวันที่จะกลับมาทำงาน และเบอร์โทรหรืออีเมลของผู้ติดต่อสำรองในช่วงที่คุณไม่อยู่ เพื่อที่งานจะได้ดำเนินต่อไปได้อย่างไม่ติดขัด เป็นผลดีทั้งต่อตัวคุณเอง เจ้านาย ลูกค้า และบริษัทแน่นอน : )

 

ที่มา: abaenglish

ร่วมแสดงความคิดเห็นกันจ้า...

ทุนการศึกษาอื่นๆที่น่าสนใจ