Apology Letter เป็นหนึ่งในเอกสารที่ต้องใช้ทักษะการเขียน และมีความท้าทายอย่างมาก เพราะแม้ว่าในปัจจุบัน เมื่อเกิดเหตุผิดพลาดจะสามารถใช้วิธีสื่อสารอื่นๆ ที่มีความรวดเร็วมากกว่าได้ แต่ Apology Letter ก็ยังเป็นที่นิยมเนื่องจากสามารถถ่ายทอดความจริงใจ และให้ความรู้สึกที่เป็นทางการได้มากกว่า
ด้วยเหตุนี้ จึงทำให้บริษัทหลายแห่งให้ความสนใจผู้ที่มีทักษะดังกล่าว นั่นทำให้เรารวบรวมตัวอย่าง Apology Letter ในสถานการณ์ต่างๆ เพื่อช่วยให้คุณสามารถฝึกฝนทักษะการเขียนในรูปแบบที่ถูกต้องได้ง่ายมากยิ่งขึ้น
มาดูกันเลยค่ะ :)
ขั้นแรก ควรเขียนจดหมายของคุณให้สั้น กระชับและตรงประเด็น ไม่ต้องเกริ่นให้มากความเพราะมันอาจกลายเป็นการโอ้อวดตัวเองได้ และโปรดจำไว้ว่าควรใช้ถ้อยคำที่นุ่มนวลและจริงใจเท่าที่จะทำได้
การขอโทษบุคคลที่ 3 หรือขอโทษแทนผู้อื่น
ในกรณีที่ลูกน้องหรือสมาชิกในทีมที่คุณูแลเกิดความผิดพลาดและคุณต้องเป็นคนเขียนขอโทษลูกค้า คุณไม่ควรกล่าวอ้างถึงความผิดที่ลูกน้องได้ทำไปเพราะนอกจากจะทำให้คุณดูเป็นคนใจร้ายแล้วยังแสดงออกถึงการไม่มีความเป็นผู้นำในตัวเองอีกด้วย
ตัวอย่าง
จดหมายขอโทษส่วนบุคคล
บางครั้งคุณอาจทำผิดพลาดหรือเป็นเจ้าของกิจการที่สร้างความไม่สะดวกให้แก่ลูกค้าของตัวเอง การเขียนจดหมายควรแสดงให้เห็นถึงความรับผิดชอบและความพยายามที่จะปรับปรุงแก้ไข รวมถึงการแสดงความเสียใจต่อลูกค้าที่ต้องพบเจอกับความไม่ประทับใจ
ตัวอย่าง
จดหมายขอโทษมวลชน
การแสดงทัศนคติหรือความคิดเห็นส่วนตัวเป็นเรื่องที่ทำได้ แต่บางครั้งถ้าคุณอยู่ในตำแหน่งที่มีบทบาทต่อสังคม การแสดงความคิดเห็นเหล่านี้อาจทำให้คนในวงกว้างไม่พอใจ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณเป็นคนที่มีชื่อเสียงหรือเป็นที่รู้จัก) การเขียนจดหมายขอโทษแบบนี้ควรเป็นการสื่อทำนองว่า ” ขอโทษที่ทำให้หลายๆ คนผิดหวัง” แทนที่จะเป็น “ขอโทษที่ความคิดเห้นของฉันไปขัดใจใครต่อใคร”
ตัวอย่าง
นอกเหนือจาก 3 รูปแบบนี้ คุณยังสามารถประยุกต์การเขียน Apology Letter สำหรับสถานการณ์อื่นๆ ได้อีกด้วย ซึ่งการจะเขียนให้เก่ง หรือคล่องมือนั้นต้องอาศัยเวลาในการฝึกฝน แต่อย่ากังวล มีตัวอย่างสุดเจ๋งขนาดนี้ รับรองได้ว่าคุณเองก็จะเก่งขึ้นอย่างแน่นอน :)
ที่มา : grammarly
