เอกสารสำคัญในการศึกษาต่อที่ขาดไม่ได้เลยก็คือ Motivation Letter หรือจดหมายแนะนำตัวประเภทหนึ่งที่มักจะต้องส่งพร้อมกับประวัติส่วนตัว หรือประวัติผลงาน
โดยจุดประสงค์ของการเขียนจดหมายนี้ก็เพื่อโน้มน้าว ชักจูงใจให้ได้รับทุนการศึกษา หรือรับเข้าทำงาน ถือเป็นจดหมายอ้างอิงที่สำคัญมาก และอาจเปลี่ยนชีวิตคุณไปตลอดกาล! มาดูกันว่าจะเขียนจดหมายฉบับนี้ให้น่าประทับใจได้อย่างไร :D
Motivation letter ที่ดีต้องมี 7 สิ่งต่อไปนี้
– ชื่อและรายละเอียดการติดต่อของคุณ
– ชื่อบริษัทหรือชื่อมหาวิทยาลัยที่คุณสมัครพร้อมที่อยู่
– วันที่
– การขึ้นต้นอย่างเป็นทางการ เช่น Dear Sir/Madam
– เนื้อหาที่ต้องเขียน
– การเขียนลงท้าย เช่น Sincerely
– ลายเซ็นแบบเซ็นด้วยปากกา ไม่ใช่รูปแบบตัวพิมพ์
วิธีการจัดรูปแบบ Motivation letter
1. เขียนอย่างน้อย 3 ย่อหน้า ประกอบไปด้วย บทนำ (introduction), เนื้อหา (body) และสรุป (conclusion)
2. เขียนได้สูงสุด 7 ย่อหน้า โดยแบ่งเป็นบทนำและเนื้อหา อย่างละ 3 ย่อหน้า และสรุปอีก 1 ย่อหน้า ทั้งนี้ต้องมีข้อมูลที่ชัดเจน กระชับ และเกี่ยวกับโครงการที่สมัคร
แต่ไม่ว่าจะเลือกรูปแบบไหน การเลือกใช้ 3 ขั้นตอนด้านล่างนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการเขียน Motivation letter ให้น่าสนใจมากขึ้นแน่นอน ดังนี้
3 ขั้นตอนการเขียน Motivation letter ให้กินใจ
#1 ระบุว่าผู้สมัครในอุดมคติตามเกณฑ์ของโครงการนั้นๆ เป็นอย่างไร
การทำนายล่วงหน้านั้นเป็นสิ่งสำคัญ ควรรู้ว่าทางบริษัท หรือทางมหาวิทยาลัยนั้นๆ ต้องการอะไร ควรค้นคว้าเกี่ยวกับบริษัท โครงการ ตำแหน่งที่สมัครให้มากที่สุด ต้องหาสาเหตุว่าเพราะอะไรจึงเปิดรับหน้าที่นี้
เมื่อรู้ว่าปัญหาคืออะไร หรืออะไรคือจุดสำคัญที่ทางองค์การต้องการ ผู้สมัครจึงสามารถแสดงความตระหนักถึงปัญหานั้นได้ ช่วยดึงดูดความสนใจของนายหน้าและผู้อ่านได้ทันที
#2 เสนอวิธีแก้ปัญหา
ไม่ว่าคุณจะมีความท้าทายอะไร แต่คำตอบสำหรับปัญหาของพวกเขาก็ยังคงเหมือนเดิมเสมอ นั่นคือคุณจะต้องเป็นคำตอบ เพราะฉะนั้นจึงต้องอธิบายรายละเอียดว่าเหตุใดคุณจึงเป็นทางออกของปัญหา แสดงให้เห็นว่าคุณมีประสิทธิภาพที่สุดในการได้รับเลือก หรือได้รับรางวัลสำหรับตำแหน่ง
ระบุข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่คุณมี ไม่ว่าจะเป็นทักษะความสำเร็จ หรือการศึกษาทั้งหมดที่สามารถระบุได้ว่าคุณคือผู้สมัครที่เหมาะสม บอกพวกเขาว่าพวกเขาจะได้อะไรจากการจ้างคุณและสิ่งที่พวกเขาจะพลาดไปหากไม่จ้างคุณ
#3 ปิดด้วยความมั่นใจ
ถึงจุดนี้คุณได้ก็แสดงให้เห็นว่าคุณได้เปิดเผยถึงความหลงใหลในตำแหน่งที่สมัคร หรือมีความเหมาะสมในทุนการศึกษานั้นๆ รวมถึงการทำงานหนักที่เกี่ยวข้อง ในขั้นนี้คุณต้องจบจดหมายฉบับนี้ด้วยความมั่นใจ เช่น “I know I could be of great help to your company/department. When can I start?” เป็นต้น
นี่คือเคล็ดลับการเขียน Motivation Letter สำหรับใครก็ตามที่กำลังเตรียมตัวสำหรับการสมัครขอรับทุน หรือสมัครงานในตำแหน่งต่างๆ ก็ตาม รู้แบบนี้แล้วก็พยายามเข้าล่ะ ความฝันนั้นยังอยู่ไม่ไกล :D
ที่มา: scholarshipfellow
