โดยเฉลี่ยในหนึ่งวันผู้ใช้อีเมลธุรกิจจะได้รับอีเมล์มากกว่า 90 ฉบับ นั่นหมายความว่าข้อความของคุณจะกลายเป็นข้อเปรียบเทียบและมีการแข่งขันโดยที่เราเองก็ไม่รู้ตัวว่ามีคู่แข่ง ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารอย่างชัดถ้อยชัดคำ หรือใช้การรูปแแบบของอีเมลธุรกิจที่ถูกต้อง
รูปแบบอีเมลธุรกิจทำให้เกิดความแตกต่าง ซึ่งการจัดรูปแบบอีเมลที่ดีไม่เพียงแต่ทำให้อ่านง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังเสริมสร้างภาพลักษณ์ของมืออาชีพที่ถูกขัดเกลาแล้ว
1. ให้ความสำคัญกับหัวเรื่อง
หลายคนมักว่างเว้นหัวข้ออีเมลแล้วค่อยมาใส่ทีหลัง ซึ่งกว่า 33 เปอร์เซ็นต์ของผู้รับอีเมล์ตัดสินใจจะเปิดอ่านหรือไม่ก็ขึ้นอยู่กับหัวเรื่อง ถึงแม้ว่าอีเมล์จากบุคคลที่รู้จักจะมีโอกาสเปิดอ่านมากกว่าเมล์ด้านโฆษณา แต่กระนั้นการใส่หัวเรื่องก็ยังคงต้องมีจุดมุ่งหมายที่ชัดเจน
-บอกกับผู้รับถึงสิ่งที่คาดหวังไว้ในอีเมล หัวเรื่องที่ดีมักจะบอกผู้รับได้อย่างชัดเจน เช่น ‘รายงานการตลาดไตรมาสที่สามที่แนบมา’ ซึ่งเป็นหัวเรื่องที่ดูไม่คลุมเครือว่าเหตุใดถึงส่งอีเมล์นี้มา
-สร้างความสนใจในเนื้อหาของอีเมล หัวเรื่องสามารถสร้างความสนใจให้กับผู้รับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการติดต่อกับบริษัทที่ไม่ได้รู้จักดี
-ทำให้ผู้รับสามารถจัดอันดับความสนใจในกล่องจดหมายที่วุ่นวายนั้นได้ การใส่หัวเรื่องสามารถทำให้เกิดความเร่งด่วนและผู้รับจะทราบว่าอีเมลใด้ที่ต้องตอบเป็นอันดับแรกๆ
เคล็ดลับการเขียนหัวเรื่องในอีเมล
-สั้นๆ แต่กระชับ
-หลีกเลี่ยงการเติมคำและวลี
-อย่าใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดหรือเครื่องหมายวรรคตอนมากเกินไป
-รู้วิธีหลีกเลี่ยงตัวกรองสแปม
2. ใช้คำทักทายให้ถูกต้อง
คำที่ไม่ถูกต้อง: Hey, Martin!!! Wazzap?!
คำที่ถูกต้อง: Hi Martin,
แม้ว่าจะรู้จักฝ่ายผู้รับอีเมล์เป็นอย่างดี ก็ไม่ควรใช้คำขึ้นต้นที่ดูสนิทสนมจนเกินงาม เพราะไม่แน่ว่าอีเมลที่ส่งไปนั้นก็จะถูกฟอร์เวิร์ดจากแผนกนู้นไปแผนกนี้ และทำให้คนที่เห็นอีเมลผ่านตาจะว่ามองว่าคุณไม่ใช่มืออาชีพ
เมื่อเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการถึงผู้บริหารระดับสูง ให้ใช้ Dear ตามด้วยชื่อย่อของผู้รับและเครื่องหมาย colon ( : ) เช่น Dear Ms. Smith:
3. การจัดรูปแบบอีเมลธุรกิจให้ถูกต้อง
-มีความกระชับ การเขียนอีเมล์สั้นๆ อาจใช้เวลาชั่วครู่พร้อมกับการจัดระเบียบความคิดและโครงร่าง
-อย่าอธิบายเยิ่นเย้อ เพราะจะไม่ดึงความสนใจจากผู้รับที่มีอีเมลล้นกล่องข้อความ ให้มุ่งตรงไปที่ประเด็น หากมีเอกสารก็ให้แนบไปพร้อมกัน
-ไม่ต้องตกแต่งเยอะ กราฟฟิกและแบบอักษรสวยงามเก๋ๆ อาจทำการตลาดดูน่าสนใจ แต่ไม่ใช่กับอีเมลธุรกิจที่ควรเป็นทางการมากกว่า
4. ปิดท้ายให้เหมาะสม
อย่าลืมลงชื่อในอีเมล์ เพราะแสดงถึงความเป็นมืออาชีพ ปิดท้ายด้วยการแสดงความนับถือ และถ้าเพิ่มลายเซ็นลงไปก็จะดูดีน่าเชื่อถือกว่าเดิม รวมทั้งชื่อเต็ม ชื่อบริษัท และหมายเลขโทรศัพท์ด้วย
5. พิสูจน์อักษร
อีเมลจะสมบูรณ์ได้จนกว่าจะทำการพิสูจน์อักษร ไม่มีคำผิดและใช้ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ ซึ่งจะทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพใส่ใจในการทำงาน
ที่มา www.grammarly.com
