วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ เพื่อติดต่อสื่อสารกันผ่านอีเมล์ให้ถูกต้อง ไม่ใช่เรื่องยาก!!

92% ของผู้คนในการศึกษาในปี 2013 คิดว่าอีเมลเป็นเครื่องมือที่มีค่าสำหรับการทำงานร่วมกับผู้อื่น

แต่ 64% ของผู้คนพบว่าอีเมลอาจทำให้เกิดความสับสนหรือความโกรธโดยบังเอิญในที่ทำงาน

คุณต้องรู้ถึงวิธีการดึงดูดใจผู้คน ในการใช้อีเมลในการสื่อสารได้ดีคุณต้องเขียนอีเมลดีเช่นกัน โชคดีที่การเขียนอีเมลที่ดีไม่ใช่เรื่องยาก และมันอาจจะง่ายกว่าที่คุณคิด

กฏของการเขียนอีเมลที่ดี

1. เขียนให้ชัดเจน

– ควรเป็นประโยคสั้น ๆ

– ใช้ภาษาง่ายๆ

– ไวยากรณ์ถูกต้อง

2. เขียนให้กระชับ

อธิบายเหตุผลหลักของการเขียนในย่อหน้าแรก เจาะจงเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการ และเริ่มต้นด้วยการถามตัวคุณเองว่าคุณต้องการให้บุคคลอื่นทำอะไรตามอีเมลนี้ เพียงแค่ถามคำถามนั้นจะช่วยโฟกัสอีเมลของคุณ

3. เขียนหัวข้อให้ชัดเจน 

หัวเรื่องควรเป็นสิ่งที่ดึงดูดให้บุคคลที่อ่านเกิดความรู้สึกอยากเปิดอีเมลของคุณ หัวเรื่องที่น่าสนใจสามารถใช้แนวทาง 4U ได้แก่  Unique, Urgent, Useful, Ultra-specific (very specific)

4. เขียนอีเมลอย่างสุภาพ

ไม่ควรใช้เครื่องหมายอัศเจรย์มากเกินไป หรือแม้กระทั่งใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด

5. สร้างโทนที่ใช่

อีเมลที่มีความชัดเจนและสั้น แต่ไม่ห้วน  ใช้ความยาวประโยคเครื่องหมายวรรคตอนและใช้ภาษาสุภาพ คือสิ่งที่ถูกต้องสำหรับอีเมล

ในแต่ละส่วนของอีเมลนั้นจะประกอบไปด้วย

– คำขึ้นต้น 

– ประโยคเปิด

– ส่วนจบ

– ประโยคปิด

การใช้ภาษาสำหรับอีเมลเฉพาะ

1.การตอบกลับการสอบถาม

“ขอขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ.”

“ขอบคุณที่เลือก … ”

“เราหวังว่าคุณจะพบว่าน่าพอใจ”

“เราหวังว่าคุณจะพอใจ / พอใจกับเรื่องนี้”

2. แจ้งให้ทราบ (บางเรื่อง)

“ฉันต้องการแจ้งให้คุณทราบ … ”

“ฉันเขียนเพื่อบอกคุณเกี่ยวกับ … ”

“เพียงแค่ทราบที่จะพูด … ”

“เพียงเพื่อปรับปรุงคุณใน … ”

3. การตอบตกลงการเตรียมการ

“ฉันต้องการยืนยัน … ”

“เพียงแค่เขียนเพื่อยืนยัน … ”

4.  เปลี่ยนแปลงการเตรียมการ
“ฉันขอโทษ แต่ฉันไม่สามารถทำ / ทำให้วันอังคาร … ”

“นี่คือการแจ้งให้คุณทราบว่าฉันต้องรีบเลื่อน / เลื่อน … ”

“ฉันกำลังเขียนเพื่อโทรออก / ยกเลิก … ”

“ฉันกลัวว่าฉันจะไม่สามารถจัดการ / จัดการวันพุธได้ วันศุกร์จะเป็นอย่างไรบ้าง? ”

5. ตอบอีเมลฉบับก่อนหน้า

“ขอบคุณ / ขอบคุณสำหรับอีเมลของคุณ … ”

“ในการตอบกลับอีเมลของคุณนี่ … ”

“RE : เรื่องอีเมล์ของคุณฉัน … ”

6.แนะนำข่าวดี
“ฉัน / เรายินดีที่จะแจ้งให้คุณทราบ … ”

“ฉันมีความสุขที่จะบอกคุณ … ”

“คุณจะมีความสุข / ดีใจที่ได้ยินว่า …”

7.แนะนำข่าวร้าย

“เราเสียใจที่บอก / แจ้งให้ทราบ … ”

“ฉันขอโทษ แต่ … ”

“ฉันกลัวว่า…”

“น่าเสียดาย…”

8.ตำหนิ
“ฉันกำลังเขียนถึงบ่น (ประมาณ … )”

“ฉันรู้สึกผิดหวังที่ได้พบ / ได้ยิน … ”

“ฉันเกรงว่า … ”

“น่าเสียดาย …”

9.สอบถาม

“ฉันสนใจที่จะรับ / หาว่า … ”

“ผมอยากจะได้รับ…”

“ฉันจะขอบคุณถ้า … ”

“คุณ / ช่วยกรุณาส่งฉัน … ?”

10.การร้องขอ

“คุณสามารถส่ง ___ ให้ฉันในวันศุกร์ได้หรือไม่?”

“กรุณาติดต่อ / ติดต่อเรา”

“ให้ฉันโพสต์ไว้”

ที่มา: fluentu